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MANAD
Considerações Gerais
ROTEIRO

1. INTRODUÇÃO
2. VERSÃO APLICADA
3. FINALIDADE
3.1. Fiacalização AFPS
4. PESSOAS JURÍDICAS SOB O REGIME DE DIREITO PÚBLICO
5. ARQUIVO DIGITAL
5.1. Organização do Arquivo Digital
6. VALIDAÇÃO
7. AUTENTICAÇÃO
8. DOCUMENTAÇÃO DE ACOMPANHAMENTO
9. MEIOS FÍSICOS DE ENTREGA
10. ETIQUETAS DE IDENTIFICAÇÃO DA MÍDIA

1. INTRODUÇÃO

A empresa que utiliza sistema de processamento eletrônico de dados para o registro de negócios e atividades econômicas, escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária, quando intimada por Auditor-Fiscal da Previdência Social (AFPS), deverá apresentar documentação técnica completa e atualizada de seus sistemas, bem como os arquivos digitais contendo informações relativas aos seus negócios e atividades econômicas, observadas as orientações; e especificações contidas no Manual Normativo de Arquivos Digitais - MANAD aplicado à Fiscalização da Secretaria da Receita Previdenciária - SRP.

O Manual Normativo de Arquivos Digitais - MANAD definirá a forma de cumprimento da obrigação acessória, criada pelo art. 8º da Lei nº 10.666 de 08 de maio de 2003, discriminando sua aplicabilidade nas empresas sob o regime de direito privado e as pessoas jurídicas de direito público cujas obrigações orçamentárias, financeiras, contábeis e patrimoniais estão elencadas na Lei nº 4.320 de 17 de março de 1964 e na Lei Complementar nº 101 de 04 de maio de 2000.

A especificação dos arquivos digitais, referente às obrigações fiscais, contábeis e patrimoniais das empresas sob o regime de direito privado, quando não definida de forma diversa pela Secretaria da Receita Previdenciária, obedecerá aos padrões definidos:

a) pela Secretaria da Receita Federal do Ministério da Fazenda, em ato próprio;

pelo Conselho Nacional de Política Fazendária, em ato próprio;

c) por atos de convênio firmados entre a Secretaria da Receita Previdenciária e os órgãos de administração tributária dos Estados e Municípios.

As pessoas jurídicas de direito público poderão entregar à fiscalização os arquivos digitais encaminhados aos Tribunais de Contas Municipais e Estaduais, desde que os mesmos atendam aos seguintes requisitos:

a) estejam acompanhados do manual técnico ou instruções dos Tribunais de Contas/órgãos de controle interno, onde constem os formatos dos arquivos entregues;

contenham todas as informações solicitadas pelo AFPS e previstas no Manual;

c) possam ser lidos em modo texto, com campos de tamanho limitado ou identificados por separadores.

2. VERSÃO APLICADA

Com a vinda da Portaria MPS/SRP nº 58/2005, aprovou no seu art. 2º a versão 1.0.0.1 do Manual Normativo de Arquivos Digitais - MANAD aplicado à Fiscalização da Secretaria da Receita Previdenciária - SRP, que está disponível na Internet, no endereço www.previdenciasocial.gov.br, item Serviços/Empregador, subitem Arquivos Digitais - Auditoria fiscal de empresas.

Contudo a Instrução Normativa MPS/SRP nº 12/2006, aprovou a versão 1.0.0.2 do Manual Normativo de Arquivos Digitais e o Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos Digitais - SVA.

Os arquivos digitais com informações referentes ao período de vigência da versão 1.0.0.1 do MANAD poderão ser gerados e entregues, quando solicitados pela Fiscalização da Secretaria da Receita Previdenciária, no leiaute da versão 1.0.0.2, aprovada por esta Instrução Normativa.

3. FINALIDADE

Em se tratando de empresas sob o regime de Direito Privado, as informações de que trata o art. 1º da Portaria MPS/SRP nº 58/2005 deverão ser apresentadas em arquivo digital padronizado, com o seguinte conteúdo:

a) Informações Fiscais:

I - fornecedores e clientes;

II - documentos fiscais;

III - comércio exterior;

IV - relação insumo/produto.

Informações Contábeis

I - lançamentos contábeis;

II - demonstrações contábeis.

c) Informações Patrimoniais:

I - controle de estoque e registro de inventário;

II - controle patrimonial.

d) Informações dos Trabalhadores:

I - segurados empregados;

II - contribuintes individuais e avulsos.

3.1. Fiscalização AFPS

As informações solicitadas no item nº 03, deverão ser apresentadas pelas pessoas jurídicas, quando solicitadas por Auditor Fiscal da Previdência Social - AFPS no curso de Ação Fiscal devidamente autorizada, atendido o disposto neste manual.

4. PESSOAS JURÍDICAS SOB O REGIME DE DIREITO PÚBLICO

As pessoas jurídicas sob o regime de Direito Público, cujas Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos estão definidas pela Lei nº 4.320/64 de 17 de março de 1964, pela Portaria nº 42, de 14 de abril de 1999 do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, pela Portaria Interministerial nº 163, de 04 de maio de 2001 e pela Lei Complementar 101, de 04 de maio de 2000, deverão ser apresentadas em arquivo digital padronizado, atendidos os itens 2 e 3 deste manual, contendo:

a) Execução financeira e orçamentária:

I - execução da receita e da despesa

II - balancetes orçamentários

Informações dos servidores do órgão e trabalhadores em geral:

I - servidores vinculados ao regime próprio;

II - servidores vinculados do regime geral;

III - agentes políticos, contribuintes individuais (prestadores de serviços, condutores autônomos, contratos temporários) e outros.

5. ARQUIVO DIGITAL

Os arquivos digitais deverão conter informações relativas a todo o período fiscalizado e a todos os estabelecimentos e obras de construção civil de responsabilidade da empresa, salvo quando o Auditor-Fiscal, no ato de requisição, limitar a abrangência em termos de período e/ou estabelecimentos/obras.

Os arquivos digitais deverão ser previamente submetidos ao Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos Digitais (SVA), próprio da SRP, disponível no site oficial do Ministério da Previdência Social, que efetua a validação dos arquivos verificando a conformidade com o leiaute MANAD e que também faz a autenticação, conferindo a cada arquivo um código único de identificação.

Qualquer alteração promovida nos arquivos digitais entregues implicará nova autenticação e, conseqüentemente, geração de novo código de identificação.

A pessoa jurídica usuária de sistema de processamento de dados deverá manter documentação técnica completa e atualizada do sistema, suficiente para possibilitar a sua auditoria, facultada a manutenção em meio magnético, sem prejuízo da sua emissão gráfica quando solicitada (art. 8 da Lei 10.666 de 08/05/2003, cc art. 32, III da Lei 8.212 de 24/07/1991).

A Secretaria da Receita Previdenciária - SRP/MPS não realiza certificação de arquivos e sistemas.

5.1. Organização do Arquivo Digital

O arquivo digital deverá ser organizado da seguinte forma:

a) abertura do arquivo (contém inclusive as identificações dos estabelecimentos, do contabilista, ou empresa de contabilidade, e da empresa ou técnico responsável pela geração dos arquivos digitais);

abertura e encerramento dos blocos solicitados pelo AFPS, inclusive daqueles que não contiverem informação, conforme disposto no item 3.4;

c) encerramento do arquivo.

6. VALIDAÇÃO

Os arquivos digitais deverão ser previamente validados pela empresa, utilizando-se o SVA - Sistema Validador e Autenticador de Arquivos Digitais, disponível na página do Ministério da Previdência Social, para avaliação de sua adequação ao leiaute exigido no presente Manual e indicação de eventuais falhas a serem corrigidas.

7. AUTENTICAÇÃO

Os arquivos digitais, entregues na forma do item nº 09 (meios físicos de entrega - abaixo exposto), deverão ser autenticados utilizando-se o SVA - Sistema Validador e Autenticador de Arquivos Digitais.

O SVA, mediante varredura nos arquivos eletrônicos, irá gerar um código de identificação utilizando o algoritmo MD5 - "Message-Digest algorithm 5", podendo ser utilizado a qualquer tempo para verificação da autenticidade dos arquivos fornecidos.

No documento a que se refere o item nº 08, letra "a" (documentação de acompanhamento - abaixo exposto), constarão os códigos gerados, que identificarão de forma única os arquivos digitais entregues.

8. DOCUMENTAÇÃO DE ACOMPANHAMENTO

Os arquivos digitais serão entregues acompanhados dos seguintes relatórios:

a) Recibo de entrega que conterá a identificação dos arquivos e os códigos gerados pelo sistema SVA, dentre outras informações. Esse documento deverá ser assinado pelo AFPS requisitante, após a conferência do respectivo código de autenticação, pelo técnico/empresa responsável pela geração dos arquivos e pelo contribuinte/preposto. O SVA irá gerar somente um relatório para todos os arquivos analisados e autenticados.

Relatório de Resumo da Validação que conterá a identificação do arquivo e uma tabela indicando a quantidade total de registros para cada tipo de registro, a quantidade total de registros com avisos, a quantidade total de registros com erros e o código gerado pelo sistema SVA, dentre outras informações. O SVA gera um relatório para cada arquivo, portanto deverão ter tantos relatórios quantos forem os arquivos que estejam sendo validados no formato padrão do presente Manual.

c) Relatório de Mensagens da Validação que conterá a identificação do arquivo e uma tabela indicando o número da linha onde ocorreu erro ou aviso, o tipo de registro, o tipo de mensagem e a descrição da mensagem de erro/aviso. Este relatório somente será gerado, quando houver ocorrência de erros e/ou avisos.

O SVA gera um relatório para cada arquivo, portanto deverão ter tantos relatórios quantos forem os arquivos que estejam sendo validados no formato padrão do presente Manual.

9. MEIOS FÍSICOS DE ENTREGA

O arquivo digital solicitado pelo Auditor-Fiscal deverá ser entregue em mídia digital sem ser particionado.

10. ETIQUETAS DE IDENTIFICAÇÃO DA MÍDIA

Quando o volume de dados a ser entregue ultrapassar a capacidade de armazenamento da mídia, os dados deverão ser distribuídos em tantos dispositivos de armazenamento, com respectiva etiqueta externa de identificação, quantos forem necessários.

A etiqueta externa de identificação de cada volume deverá conter as seguintes informações:

a) CNPJ e nome empresarial;

Nome do arquivo (correlacionado a seu conteúdo);

c) Identificação seqüencial do volume na forma fracionária: (s/T), onde "T" representa o número total de volumes do arquivo e "s" representa o número seqüencial do volume em relação ao número total;

Em qualquer volume, devem estar presentes os blocos de abertura e encerramento de arquivo, assim como os registros de abertura e encerramento dos blocos nele contidos, observado as disposições do item 11.1.1 letra "g".

Base legal: todos citados no texto

Autora: Marilia Fernanda Gonçalves

obrigada por compartilhar!!!!

Não sei se entendi bem... Toda empresa que for intimada por Auditor Fiscal da Previdencia Social, tem que apresentar o MANAD? Independente do porte da empresa?

ótimo material!!!